het ICT Masterplan

Er komt nog wel eens een nieuwe CIO aan boord van een organisatie en meestal is dat de aanleiding om een "ICT Masterplan" voor de komende 3 tot 5 jaar te maken. Dat is mij in het verleden een aantal keren overkomen, dus ik heb er meerdere mogen maken. Zo'n masterplan heeft vooral waarde als leidraad voor de activiteiten op IT gebied in de organisatie.

Wat staat er in een ICT Masterplan?
Meestal is het een opsomming van initiatieven die al onderhanden zijn en de resultaten van de gesprekken die de nieuwe CIO met het management van de organisatie heeft gevoerd. Daar is allemaal niets mis mee, maar zelden vindt je een antwoord op vier cruciale vragen:
1. wat is de rol van IT in de organisatie en hoe wordt die rol door de organisatie gezien?
2. is er een lange termijn visie op de IT architectuur welke wordt ondersteund door besluitvormingsprincipes?
3. wat is onze sourcing strategie?
4. wat zijn onze ICT kern competenties en wat is ons ontwikkelplan hier voor?

Ik ga nu even aan de hand van een voorbeeld uit mijn loopbaan wat dieper in op de inhoud van een ICT Masterplan. Ook hierin werd geen direct antwoord gegeven op deze cruciale vragen.
Tijdens de vorming van Essent vanuit meerdere provinciale energie maatschappijen was er sprake van de noodzaak tot het samenvoegen van meerdere interne ICT afdelingen tot een nieuwe organisatie. Tegelijkertijd veranderde er erg veel in de Business door de opzet van een Divisie structuur die gebaseerd was op de waarde keten en niet op de geografische verdeling van de activiteiten. In een klein team hebben wij in korte tijd een ICT Masterplan gemaakt wat als basis fungeerde voor de beoordeling van investerings- en reorganisatieplannen.

Om duidelijk te maken wat er allemaal komt kijken bij zo'n fusie, heb ik gebruik gemaakt van een rapport dat door een onafhankelijke organisatie is gemaakt. Dit rapport bevatte de resultaten van een onderzoek naar de 'agenda van de CIO' zoals die in de loop van de jaren 90 er bij grote bedrijven uit zag. Het rapport is nu duidelijk verouderd, maar waarschijnlijk zijn er wel vervolg uitgaves beschikbaar.

In die tijd onderkende men 4 ontwikkelings stadia om de toegevoegde waarde van IT voor het bedrijf te verhogen.

A. Kostenbesparingen in IT
I  - IT standaardisatie
II - IT consolidatie als voorbereiding op uitbesteding

B. Kostenbesparingen in de Business
III - Bedrijfsproces simplificatie en standaardisatie
IV - Informatie integratie


Vanuit deze ervaringen van anderen kwamen wij tot een formulering voor de doelen In het ICT Masterplan:


En tot de ijking van die doelen op 'Best Practices' zoals die uit het rapport bleken:
Uit een inventarisatie ronde bij het management van de nieuwe Divisies hebben wij vervolgens 17 verbeterprogramma's samengesteld:
10 gericht op verbeterde informatievoorziening in de Business en 7 gericht op verbetering en kostenbesparing in IT. In onderstaande matrix hebben wij vastgelegd welke rol en verantwoordelijkheden de verschillende organisatieonderdelen hadden bij de realisatie van de verbeterprogramma's.


Het plan is een aantal jaren de basis geweest voor toetsing van de besluitvorming rond ICT. Het was tevens de basis voor een nauwere samenwerking tussen de IT afdelingen van de divisies en de 'Corporate ICT' oganisatie.