de IT Portfolio Plannings cyclus
Als laatste artikel in deze reeks wil ik een kort overzicht geven van de plan cyclus. Het doorlopen van deze cyclus zou met enige regelmaat plaats moeten vinden, maar de praktijk is helaas anders. De cyclus kent 4 stappen.
Stap 1: Strategie afstemming.
In de praktijk wordt hier niet altijd bij stil gestaan, maar is er meer sprake van een externe aanleiding die tot verandering van Strategie noodzaakt.
Die aanleiding kan zowel van de kant van de Business als van de kant van IT komen. Ik doel dan op nieuwe kansen voor het bedrijf als gevolg van de uitnutting van nieuw IT technologische ontwikkelingen.
Van een echte afstemming is pas sprake als er een weloverwogen beslissing wordt genomen om met behulp van IT een andere weg in te slaan.
Stap 2: Business en IT redesign.
Een strategie wijziging leidt in veel gevallen tot een drastische aanpassing van de architectuur.
Er zal opnieuw nagedacht moeten worden over de manier waarop de toegevoegde waarde voor de klanten wordt gecreërd.
Veelal heeft dit grote invloed op de waardeketen en de processen van het bedrijf.
Er worden keuzes gemaakt voor de re-organisatie van de organisatie en de daarmee samenhangende re-organisatie van IT.
De resultaten van die keuzes worden vastgelegd in de architectuur blauwdrukken van zowel de Business als IT.
Een van de belangrijkste keuzes voor de stabiliteit van het bedrijf op langere termijn is vastgelegd in de Information Ownership Matrix. Deze matrix is essentieel voor het creëren van schakelvermogen in de IT Architectuur.
3. Business en IT re-engineering.
Hier begint het echte werk en wordt een zware wissel gelegd op de resources in IT en de Business.
Na het ontwerp van de nieuwe organisatie, de Bedrijfsprocessen en de daarbij benodigde IT, moet in de vorm van een aantal 'verbeterprogramma's' bestaande uit projecten, deze vernieuwde Organisatie werkelijkheid gaan worden. Meestal worden deze programma's geïdentificeerd en gedefinieerd in een '(IT) Masterplan'.
Meestal gebeurt dit terwijl de winkel nog open is en de vorige organisatievorm nog normaal moet blijven functioneren.
De vitale kennis die nodig is voor de realisatie van de vernieuwing moet aan de bestaande organisatie onttrokken worden. Dat vraagt om zorgvuldige personeelsplanning.
4. Afstemming en Control.
Na de realisatie van de vitale veranderprogramma's vindt een continue afstemming plaats tussen Vraag en Aaanbod van IT diensten.
De toetsing op de toegevoegde waarde van de IT Service Portfolio is een continue proces.
Het gaat hier niet alleen om de 'inkoop' van diensten maar veel meer om de regelmatige afstemming tussen de Business en IT over de geleverde toegevoegde waarde. Uitbesteding van ICT dienstverlening speelt hier een strategische sleutelrol,
In de praktijk ontstaan er dan ook altijd 'Informatie Management' afdelingen in de Business die de regie over deze gehele plan cyclus voeren.